Ofke
Rolf
Marjon
‘Real talk’ is a series of interviews by Marjon with real people about real experiences with worXpace.
“WorXpace is incredibly fast”
IT departments at organizations with large numbers of computer workstations face a major challenge every day: how can they configure those workstations as efficiently and quickly as possible? And how can they make sure everyone can keep working without a hitch while the system is being maintained? At ROC Mondriaan, an educational institution, they do not have to worry about that. They use AppiXoft’s worXpace.
ROC Mondriaan’s IT team manages roughly 8,000 desktop PCs. The team also provides teachers’ laptops and the devices of 29,000 vocational students and course participants with access to the institution’s computer network. Its IT administrators have been doing this with AppiXoft’s workspace management software since 2003.
ROC Mondriaan initially used Scense, AppiXoft’s on-premises workspace management software. This was back when the institution still mainly relied on local servers. A ransomware attack accelerated the move away from that setup. “When the attack happened, we were already partly in the cloud and were testing worXpace,” recalls IT administrator Rolf van Kesteren. “Our school decided not to pay the hackers and to move completely to the cloud straight away, to the Microsoft Azure environment with Intune. That meant we had to rebuild the entire computer infrastructure and put it into worXpace.”
A flexible platform
It was a substantial undertaking, but the switch from Scense to worXpace was straightforward, says Ofke Teekens, IT process coordinator. “The two systems are very similar. Both give you the flexibility to assign software either to a computer or to a user. The biggest difference is that worXpace is entirely cloud-based, which naturally makes it even more flexible. Many of our teachers and staff work from home from time to time. Say someone starts up their laptop at home and tells the service desk they need Adobe Acrobat, for example. They are simply added to the relevant user group, and the program is installed on their laptop automatically, straight away.”
WorXpace gives you a huge range of options for resolving problems.
Installing software automatically
One of worXpace’s greatest advantages is that it automatically installs software on every workstation connected to ROC Mondriaan’s IT environment, according to Rolf and Ofke. “New PCs are first deployed through Microsoft Intune. It installs the standard Office suite and the worXpace client. WorXpace then deploys all the other applications to those PCs. If you had to do all of that manually … you’d need a lot more people.” Rolf adds: “We’re talking about a considerable amount of software, of course. We offer more than 250 programmes, and every programme has its own software requirements: design software for the fashion courses, AutoCAD for Engineering, and so on.”
Only possible with worXpace
When asked why worXpace is so good to work with, Ofke and Rolf give a slight shrug, as if to say: isn’t it obvious? “WorXpace can do things other workspace managers can’t,” says Rolf. “We recently had an issue with AutoCAD. Naturally, you want to update the program quickly on every PC where it’s installed. With worXpace, you create a scope covering all the computers that have AutoCAD. Then you issue the update command, and the application is updated on all those devices. You can only do that with worXpace.”
WorXpace can do things other workspace managers can’t.
Speed is a major advantage
The speed at which worXpace operates is another major advantage, they say. “In principle, we could also do parts of what we do with worXpace in Intune,” says Ofke. “But Intune is slower and more cumbersome. WorXpace is incredibly fast. With Intune, you sometimes have to wait a day for an update or change to be deployed. With worXpace, it happens immediately.” “And,” Rolf adds, “worXpace gives you a huge range of options for resolving problems. Once you’ve installed an application with worXpace, you can link it to just about any scope you can think of and roll out changes in one go.”
Improving together
Rolf and Ofke are very pleased with their collaboration with AppiXoft. “We have been from day one; we were one of the first customers,” says Ofke. “Communication is very quick as well. Whenever something comes up, we immediately get hold of the right person. We look at the problem together and work out how to solve it. That makes the collaboration enjoyable, because it means we also help improve the product.”
Automatic updates
A major improvement that Rolf and Ofke have been hoping for has become a reality in worXpace: updates for multiple applications can be fully automated. “That saves us a lot of work,” says Rolf. “A lot of smaller programs, such as the VLC media player, need updating from time to time. At that moment, you have to keep track of that yourself. Now, worXpace will detect those updates for us and start the update process immediately. We won’t have to do anything ourselves. It’s yet another way worXpace makes our work considerably easier.”
“WorXpace werkt echt héél snel”
IT-afdelingen van organisaties met veel computerwerkplekken staan dagelijks voor een flinke uitdaging: hoe richten ze die werkplekken zo efficiënt en zo snel mogelijk in. Én hoe zorgen ze ervoor dat iedereen probleemloos kan werken terwijl zij het systeem onderhouden. Bij onderwijsinstelling ROC Mondriaan maken ze zich daar niet druk om. Zij werken met worXpace van AppiXoft.
Het IT-team van ROC Mondriaan beheert grofweg 8.000 vaste pc’s. Daarnaast verzorgt het team de toegang van de laptops van docenten en van 29.000 mbo-studenten en cursisten tot het computernetwerk van de onderwijsinstelling. De IT-beheerders doen dat al sinds 2003 met de werkplekbeheersoftware van AppiXoft.
In eerste instantie werkte ROC Mondriaan met Scense, AppiXofts on-premises workspace management software. Dit was in de periode dat de onderwijsinstelling nog voornamelijk met lokale servers werkte. Een hack met ransomware bracht daar sneller dan de bedoeling was verandering in. “Ten tijde van de hack werkten we al deels in de cloud en waren we aan het testen met worXpace”, blikt IT-beheerder Rolf van Kesteren terug. “Onze school besloot om de hackers niet te betalen en meteen volledig over te stappen naar de cloud, naar de Microsoft Azure-omgeving met Intune. Dat betekende dat we de hele computerinfrastructuur opnieuw moesten opbouwen en in worXpace zetten.”
Flexibel platform
Het was een behoorlijk karwei, maar de overstap van Scense naar worXpace was makkelijk, zegt Ofke Teekens, procescoördinator IT. “Die systemen lijken erg op elkaar. Bij beide heb je de flexibiliteit om software aan de computer of aan de gebruiker toe te kennen. Het grootste verschil is dat worXpace helemaal in de cloud zit, dat maakt het natuurlijk nóg flexibeler. Veel van onze docenten en medewerkers werken weleens vanuit huis. Als iemand thuis zijn laptop opstart en aan de servicedesk meldt dat ‘ie bijvoorbeeld Adobe Acrobat nodig heeft, dan wordt diegene toegevoegd aan de groep met gebruikers. Het programma wordt dan meteen automatisch op die laptop geïnstalleerd.”
WorXpace biedt heel veel mogelijkheden om problemen te verhelpen.
Automatisch software installeren
Een van de grootste voordelen van worXpace is dat het automatisch software installeert op alle werkplekken die gekoppeld zijn aan de IT-omgeving van ROC Mondriaan, vinden Rolf en Ofke. “Nieuwe pc’s worden eerst uitgerold door Microsoft Intune. Die installeert standaard het Office-pakket en de client voor worXpace erop. Daarna rolt worXpace de rest van de applicaties uit op die pc’s. Als je dat allemaal handmatig moet doen … dan heb je veel meer mensen nodig.” Rolf vult aan: “Het gaat natuurlijk om behoorlijk wat software. We hebben ruim 250 opleidingen en elke opleiding heeft zo zijn eigen softwarebehoefte. Tekenprogramma’s voor de modeopleidingen, Autocad voor Techniek en ga zo maar door.”
Alleen mogelijk met worXpace
Op de vraag waarom worXpace nou zo fijn is om mee te werken, halen Ofke en Rolf half hun schouders op. Waarmee ze maar willen aangeven: dat ligt toch voor de hand? “WorXpace kan dingen die andere workspacemanagers niet kunnen”, zegt Rolf. “Laatst was er een probleem met Autocad. Dan wil je dat programma natuurlijk snel updaten op alle pc’s waarop het is geïnstalleerd. Dan maak je met worXpace een scope voor alle computers waarop Autocad staat. Daarna geef je de opdracht om te updaten en wordt de applicatie op al die apparaten geüpdatet. Dat kan alleen met worXpace.”
WorXpace kan dingen die andere workspace-managers niet kunnen.
Snelheid als groot pluspunt
Ook de snelheid waarmee worXpace werkt, is een groot pluspunt, vinden de twee. “Een deel van wat we met worXpace doen, zouden we in principe ook met Intune kunnen”, zegt Ofke. “Maar Intune is trager en logger. WorXpace werkt echt héél snel. Met Intune moet je weleens een dag wachten voordat een update of aanpassing wordt uitgerold. Bij worXpace gebeurt dat meteen.” “Plus”, reageert Rolf, “worXpace biedt heel veel mogelijkheden om problemen te verhelpen. Heb je eenmaal een applicatie met worXpace geïnstalleerd, dan kun je elke scope die je maar kunt bedenken eraan koppelen en zo in één keer aanpassingen doorvoeren.”
Samen verbeteren
De samenwerking met AppiXoft bevalt heel goed, vinden Rolf en Ofke. “Al vanaf dag één; we waren een van de eerste klanten”, zegt Ofke. “De communicatie gaat ook heel vlot. Als er iets is, hebben we meteen de juiste persoon te pakken. We kijken samen wat het probleem is en hoe we het kunnen oplossen. Dat maakt de samenwerking leuk, want zo helpen wij ook mee om het product te verbeteren.”
Automatisch updaten
Een grote wens van Rolf en Ofke voor de verbetering worXpace is inmiddels in vervulling gegaan: het updaten van meerdere applicaties kan worden geautomatiseerd. “Dat scheelt ons veel werk”, zegt Rolf. “Veel kleine programma’s, zoals het videoprogramma VLC bijvoorbeeld, hebben af en toe updates. Dat moet je dan zelf in de gaten houden. WorXpace detecteert dat dan voor ons én start meteen het updateproces. Daar hoeven we dan zelf niets meer voor te doen. Weer een manier waarop worXpace ons werk een stuk gemakkelijker maakt.”